電子化へのこだわり

デジタルとアナログ

電子化の有効性

コロナ禍を機に、日本社会の電子化が一気に加速しました。

Web会議ツールやクラウドアプリが普及し、オンラインやリモート勤務という言葉も身近なものになったと感じます。もともと電子化には賛成でしたので、気になったツールはどんどん試しながら、効果を実感できたものを積極的に導入しています。

どのツールも創意工夫がなされており、業務が劇的に効率的になったと感じています。

アナログ管理の有効性

一方で、電子化の加速は、同時にアナログ管理の有効性に気付かされる機会になったとも感じます。

ある意味当然なのですが、身の回りのもの全てを電子化することは困難です。個人の生活レベルなら一定水準までは可能かもしれませんが、社会は多くの制度と人で成り立っています。

制度面での難しさ

民間では、電子サインを始めとして様々な電子ツールが普及し始めていますが、官公庁・役所に提出する証明書類などは、いまだに原本（紙面）を必須とする場合がほとんどです。

今後、電子で提出する書類が大半になればよいのですが、まだまだ時間がかかるように感じます。

また、郵便物は相変わらず毎日大量に届きますが、これら全てが電子化されるのも先の話でしょう。

人の面での難しさ

パソコンやタブレット操作に不慣れな方に電子化を強制した結果、逆に非効率的になったというケースは、皆様もご経験があるのではないでしょうか。

あるいは、紙資料を全てPDF化するように運用を変更したところ、逆にスキャンする手間が増えたということも少なくないと思います。

効率的な電子化を目指して

大切なことは、電子化に過度にこだわりすぎず、アナログ管理と組み合わせながら、効率的な方法を柔軟に選択することだと思います。

電子化はあくまで手段であり、それが目的となってはならないし、強制するようなことがあってはならないと感じます。

また、逆説的ですが、紙資料を効率的に整理している会社ほど電子化に成功している印象があり、もっといえばデジタル管理とアナログ管理がうまく共存しているように感じます。

「紙資料をいかに整理するか」は、今後も重要な要素になり続けるでしょう。

当事務所でも、多くの企業を見てきたなかで効率的と考えた紙資料の整理法を考案し、積極的にお客様に紹介しております。

とても好評ですので、ご一緒にお仕事する際には、ぜひお試しいただけたら幸いです。

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