当事務所では、データの受け渡しに共有フォルダをおすすめしております。
法人・個人に関わらず、取引先とのデータのやり取りはメールで行うケースがまだ一般的です。
しかし、誤送信の危険性や送信容量の制限もありますので、こだわりがなければ共有フォルダの利用がおすすめです。
共有フォルダの選択
当事務所では信頼性のある次のツールを利用しております。
- OneDrive (Microsoft)
- Googleドライブ (Google)
お客様側で普段利用されている共有フォルダ（DropBoxなど）をご希望であれば、そちらをご使用いただいても大丈夫です。
その場合は、お客様側より共有設定いただけますと幸いです。
本記事では、当事務所とのOneDrive / Googleドライブの共有フォルダの設定方法についてご案内いたします。
当記事はWindowsパソコンを前提としています。Macも設定の流れは同様のはずですが、Macの使用経験がないため解説が難しく、、、もしご自身で設定が難しい場合はご相談ください。
どちらを利用するかですが、現在Googleドライブを使用していないのであれば、OneDriveがおすすめです。
パソコンに既にMicrosoftアカウントが設定されているため、複雑な設定も不要で簡単に共有が可能です。
Googleドライブを既に利用されている場合は、どちらも設定方法は同じですので好みでご選択ください。
なお、Microsoftアカウントには無料で5GBのOneDriveが付与されておりますが、当事務所から共有を行いますので、お客様側の無料となる容量を圧迫することはございません。
仮に10GBのファイルを格納しても、お客様側の無料となる容量は5GBのままです（Googleドライブも同様です）。
OneDriveの設定方法
OneDriveの共有フォルダの設定方法をご説明します。
フォルダの確認
Windows10/11の端末には標準でOneDriveがインストールされています。
そのため、パソコンには既にOneDriveの共有フォルダが表示されているはずです。
表示されていない場合は特殊なケースですので、Google検索で調べても解決できなそうであれば、Googleドライブをお試しください。
通知メールから共有フォルダを開く
お持ちのWindowsパソコンに設定しているメールアドレス（Microsoftアカウント）に、当事務所から以下のような通知メールが届きます。
「開く」をクリックすると、OneDrive (オンライン版)がブラウザ (Chromeなど)で表示されます。
パソコンでMicrosoftアカウントのメールを見れるように設定していない場合は、OneDrive (オンライン版)から直接ログインすれば大丈夫です。
OneDrive (オンライン版)ではOneDriveに関する各種設定が可能ですので、こちらのURLはブックマークしておくことをおすすめいたします。
ブラウザでファイルを操作することに抵抗がなければ、ブラウザのまま利用しても良いのですが、やはりエクスプローラ（以下のような画面）で操作した方が使い勝手が良いです。
この段階では、まだエクスプローラに共有フォルダが表示されていないはずですので、表示させる方法をご説明します。
共有フォルダを表示させる方法
OneDrive (オンライン版)にアクセスすると、以下のような画面が表示されます。
「自分のファイル」には、ご自身が格納されているファイルのみが表示されているはずです。
ここで、左のバーから「共有」をクリックすると、当事務所から共有したフォルダが表示されます。
- 「共有」が表示されていない場合は画面左上にある「アプリメニュー」→「共有」の順にクリックします。
共有フォルダ名は「ＡＰＬＯＳ（お客様名）」となります。フォルダ名は変更せずそのままご使用ください。
次に、当事務所から共有したフォルダを右クリックする、又は、「…」の部分をクリックすると、「自分のファイルへのショートカット」という選択肢が表示されます。
こちらをクリックするだけで設定は完了です。
「自分のファイル」にショートカットが作成され、エクスプローラにも共有フォルダが表示されているはずです。
Googleドライブの設定方法
Googleドライブの共有フォルダの設定方法をご説明します。
パソコン版Googleドライブのインストール
エクスプローラ（以下のような画面）にGoogleドライブを表示するには、「パソコン版 Google ドライブ」のインストールが必要です。
こちらのサイトより、「パソコン版ドライブをダウンロード」をクリックして案内に従ってインストールします。
インストールしたら、自動でGoogleドライブへのログイン画面が表示されます。
使用するGoogleアカウントでログインし、指示に従って設定を行います。
エクスプローラを開き「Googleドライブ（Google Drive(G:）」が追加されているのを確認できれば完了です。
通知メールから共有フォルダを開く
当事務所から、以下のような通知メールが届きます。
「開く」をクリックすると、Googleドライブ (オンライン版)がブラウザ (Chromeなど)で表示されます。
Googleドライブ（オンライン版）ではGoogleドライブに関する各種設定が可能ですので、こちらのURLはブックマークしておくことをおすすめいたします。
ブラウザでファイルを操作することに抵抗がなければ、ブラウザのまま利用しても良いのですが、やはりエクスプローラ（以下のような画面）で操作した方が使い勝手が良いです。
この段階では、まだエクスプローラに共有フォルダが表示されていないはずですので、表示させる方法をご説明します。
共有フォルダを表示させる方法
Googleドライブ（オンライン版）にアクセスすると、以下のような画面が表示されます。
共有アイテムのタブに当事務所から共有したフォルダが表示されているはずです。
共有フォルダ名は「ＡＰＬＯＳ（お客様名）」となります。フォルダ名は変更せずそのままご使用ください。
右の方にある選択肢をクリックし、「整理」→「ショートカットを追加」と押して、「すべての場所」から「マイドライブ」を選択して「追加」ボタンを押します。
以上で、設定は完了です。
「マイドライブ」にショートカットが作成され、エクスプローラにも共有フォルダが表示されているはずです。
