本記事では、帳簿を作成するために必要な資料のうち、銀行データ・クレカデータを整理する方法をご案内いたします。
当事務所で記帳代行する場合を前提として解説していますが、それ以外の方も参考になる内容ですので、ぜひご覧ください。
銀行データ･クレカデータ
特徴
現代社会では、銀行口座・クレジットカードを通して決済が行われるのが一般的です。
そのため、帳簿の作成も銀行データ･クレカデータから始めるのが通常であり、最も重要な資料と言えます。
どの会計ソフトも、銀行口座・クレカと連携を行って帳簿を作成する機能が標準装備されています。
しかしながら、銀行データ･クレカデータには次のような欠点があります。
- 取引先名しか表示されないことが多い。
- 表示される文字数が限られている。
すなわち、取引をしたご本人以外には、データを見ても取引内容が分からないというデメリットがあります。
個人事業主の場合はプライベートの支払いも多く混ざっているため、さらに判別が困難になります。
したがって、税理士に記帳代行を依頼したとしても、ご本人による取引内容の説明は必ず必要となります。
具体的にどのデータにどのように説明するかについてご説明します。
事業用口座とプライベート口座の違い
銀行口座もクレジットカードも、１人で複数もっていることが一般的です。
私は銀行口座を７つ、クレジットカードを１０枚持っています。。
そのため、どの口座が申告に必要か迷われることも多いと思いますが、基本的に事業用の入出金が１件でもある銀行データ・クレカデータは必要と考えれば大丈夫です。
そのうえで、次のルールを覚えておいてください。
| 種類 | 区分 | ルール |
|---|---|---|
| 銀行 口座 | 事業用 | 全ての入出金に説明が必要 （１年間の入出金を全て帳簿に記載するため） |
| プライベート用 | 事業に関係のある入出金に 説明が必要 （事業に関係のある入出金だけ帳簿に記載するため） | |
| クレカ | 事業用 | 全ての支払に説明が必要 （１年間の支払を全て帳簿に記載するため） |
| プライベート用 | 事業に関係のある支払に 説明が必要 （事業に関係のある支払だけ帳簿に記載するため） |
つまり、銀行データ･クレカデータともに、事業用なら全ての入出金が必要で、プライベート用なら事業に関係のある入出金だけ必要である、ということになります。
ここで、「事業用」と「プライベート用」の違いは何か疑問に思われるはずです。
まず、法人の場合、法人名義で作成した銀行口座やクレジットカードは全て事業用になります。
法人は事業を行うために存在するので「法人名義＝事業用」なのは分かりやすいと思います。そのため、そもそも法人にはプライベート用の銀行口座・クレカは存在しません。
これに対して、個人事業主の場合、自分で事業用と決めた銀行口座やクレカが事業用になります。
個人名義なので自分で決めるしかないという理屈になります。ただし、名義に屋号（例：APLOS）を付けて発行した銀行口座は、当然に事業用となります。
あまり知られていませんが、個人事業主に限っては事業用の銀行口座を決めない（＝全てプライベート口座を使う）という選択もできます。ただ、次に述べますが税務上は最低１つは事業用口座を決めた方が望ましいです。
それでは、個人事業主の場合、具体的にどの銀行口座･クレカを事業用にすればよいのかご説明します。
【個人事業主】事業用の銀行口座･クレカの決め方
銀行口座
個人事業主が、お持ちの銀行口座のうちどの口座を事業用口座に選ぶかですが、私のおすすめは次の方法です。
- 売上の入金口座を事業用口座にする
- 売上の入金は必ず事業用口座に集める
最大の理由は、税務調査では売上の漏れを徹底的に調べてきますので、売上が事業用口座のみに入金されていれば疑いの余地がないからです。
プライベート口座に売上が入金されていて、帳簿への記載が漏れていたら、意図的に行ったと疑われ重加算税を課される可能性が高まります。
その他にも、管理がしやすくなる、帳簿が付けやすくなる、といったメリットがあります。
もし事業を開始したばかりの方であれば、新しい銀行口座を作って事業用口座にするのがおすすめです。
真っ白な通帳から開始して事業用の売上を全てその口座に集めれば、あらゆる面から効率的です。
なお、売上だけでなく経費の支払いも事業用口座で行うのが理想ですが、これは税務調査対策ではなく、帳簿が付けやすくなることが主な理由です。
売上と違って、支払いがどの口座で行われていても税務調査で問題となることはまずないです。
クレジットカード
次に個人事業主のクレジットカードですが、銀行口座と同様に、どれを事業用にするかは本人が自由に選択できます。
どのクレジットカードを事業用に選ぶかですが、私のおすすめは次の方法です。
- 事業用の支払いが最も多いクレカを事業用にする
- 事業用の支払いは原則として事業用クレカで行う
理由は、１つのクレカに全ての事業用取引が載るため、経費の計上漏れを防止でき、記帳も楽になるからです。
なお、事業用クレカでプライベートの支払いをしても問題ありません。
「事業用の取引がひとつのクレジットカードに集約されていること」が大切ですので、「事業用カードにプライベートの支払いが混ざっていることは重要ではない」と考えればＯＫです。
あくまで個人事業主の場合です。法人のクレカは事業のために存在しますので、プライベートの支払いは一切無いことが前提となります。
- 事業用の銀行データ･クレカデータは、全て必要である。
- プライベート用の銀行データ･クレカデータは、事業用取引の部分だけ必要である。
記載方法２パターン
ここからは、銀行データ･クレカデータにどのように説明を記載するかについて解説します。
当事務所で記帳代行する場合を前提として解説しています！
ご自身で会計ソフトに入力されている方は、記帳方法を別途ご案内します。
【方法１】Excelに記載する方法
１つ目の方法は、銀行やクレジットカードのサイトからCSVデータを出力してExcelで取引内容を記載する方法です。
Excelに慣れている方におすすめの方法です。
どの金融機関も基本的に１ヶ月単位でしか出力できないので、１２ヶ月分を１ファイルに集約して作業を行うと効率的です。
流れとして、まず事業に関係のない取引をグレーで塗りつぶします。
取引を消すのではなく、グレーで塗りつぶすよう注意してください！
上述の通り、事業用の銀行口座は（事業に関係あるかに関わらず）全ての取引を帳簿に記載する必要があるからです。
塗りつぶしが完了したら、残った取引の横の列に取引の説明を記載していけばＯＫです。
Excelに記載する方法のメリット・デメリットをまとめると、次のようになります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 素早く入力できる 文字数制限がない | Excelに不慣れだと時間がかかる |
【方法２】会計ソフトを使う方法
２つめの方法は、会計ソフトを利用する方法です。
会計ソフトを使えば、金融機関と連携するだけで全ての銀行口座・クレカ取引が１年分まとめて表示され、直接入力することが可能になります。
１度入力した取引が学習されるなど便利な機能も付いています。
どの会計ソフトが良いかですが、弥生・MoneyFowardから選んでおけば、失敗することはないはずです。
唯一のデメリットは、会計ソフト利用料がかかってしまうことです。
この点、弥生は年額プランしかありませんが、MoneyFowardは月額プランがあるため、確定申告前の１～２ヶ月間だけ月額プランを契約して利用料を最小限に抑えることもできます。
年額プランでは弥生が１番安いので、焦らず取り組みたい方は弥生をおすすめします。弥生は価格・操作性・サポート全てにおいてバランスがよい会計ソフトです。
会計ソフトに入力する流れですが、金融機関と口座連携を行うと、登録した銀行口座･クレカデータが帳簿に反映されます。
連携が済んだら、Excelに記載する方法と同様に、まずは事業に関係ない取引を除く作業を行います。
具体的には、事業に関係ない取引の勘定科目を「事業主貸」又は「事業主借」にすればＯＫです。
作業が完了したら、残った取引に説明を記載していきます。
具体的には、「摘要欄」には連携されたデータがそのまま表示されていますので、次のように後ろに取引内容を記載するだけでＯＫです。
| 摘要欄 | 摘要欄（記載後） |
|---|---|
| トウキョウデンリョク | トウキョウデンリョク 事務所の電気代 |
後ろに記載するのがポイントです。上書きすると内容が分からなくなることがあるので注意しましょう。
当事務所で記帳代行する場合、記載された内容を見て当事務所で勘定科目を選択します。
(参考) マネーフォワードMEを利用する方法【個人事業主のみ】
最後に参考として、マネーフォワードMEを活用する方法をご紹介します。
マネーフォワードMEとは、銀行・クレカ・交通系マネーといったあらゆる口座を連携できる家計簿アプリです。
家計簿アプリなので個人口座しか連携できないため、個人事業主の方のみが対象です。
無料版では「連携できる口座に制限がある」「Excel出力が出来ない」ので、有料版を契約するのが必須となりますが、月額５４０円ですので確定申告前の２～３ヶ月間だけ有料版に登録するのもおすすめです。
活用方法として、以下の２つが考えられます。
- 全ての銀行口座・クレカを連携して、Excel出力する。
- マネーフォワードMEをそのまま使用する。
①のメリットは、Excel出力が効率的になることです。
連携した銀行データ・クレカデータを一括してExcel出力できるので、金融機関が多いときに便利です。
このあとの作業はExcelを利用する方法（方法１）と変わらないので、銀行口座・クレカが少ない場合は利用するメリットは低いと思います。
②のメリットは、家計簿感覚で記載できることです。
作業自体は会計ソフトを利用する方法（方法２）と変わらないので、会計ソフトの方が使いやすければ、利用する必要はないと思います。
銀行データ･クレカデータの保存方法
最後に、銀行データ・クレカデータの保存方法について触れておきます。
銀行データ・クレカデータは、領収書や請求書などと同様に保存する必要があります。
従来までは印刷して保存しておくのが一般的でしたが、2024年1月に電帳法（電子帳簿保存法）が完全義務化されましたので、Webからダウンロードして保存しておくのが望ましいです。
銀行・クレカの全ての入出金に対する領収書や請求書があれば保存は不要ですが、自動引落の場合など領収書がないケースも多いので、必ず保存しておきましょう。
まとめ
今回は、銀行データ・クレカデータの整理方法をご紹介いたしました。
次の記事では、紙資料の整理方法についてご紹介します。
申告資料の整理方法をご案内しております。
