銀行明細・クレカ明細の整理方法

本記事では、帳簿を作成するために必要な資料のうち、銀行明細・クレカ明細を整理する方法をご案内いたします。

当事務所で記帳代行する場合を前提として解説していますが、それ以外の方も参考になる内容ですので、ぜひご覧ください。

銀行明細･クレカ明細

特徴

現代社会では、銀行口座・クレジットカードを通して決済が行われるのが一般的です。

そのため、帳簿の作成も銀行明細･クレカ明細をもとに始めるのが通常であり、最も重要な資料と言えます。

どの会計ソフトも、銀行口座・クレカとデータ連携を行って帳簿を作成する機能が標準装備されています。

しかしながら、銀行明細･クレカ明細には次のような欠点があります。

すなわち、取引をしたご本人以外には、明細を見ても取引内容が分からないというデメリットがあります。

個人事業主の場合はプライベートの支払いも多く混ざっているため、さらに判別が困難になります。

したがって、税理士に記帳代行を依頼したとしても、取引内容の説明は必ず必要となります。

本記事では、具体的にどの明細にどのように説明するかについてご説明します。

事業用とプライベート用の違い

銀行口座もクレジットカードも、１人で複数もっていることが一般的です。

私は銀行口座を７つ、クレジットカードを１０枚持っています。。

そのため、どの明細が申告に必要か迷われることも多いと思いますが、基本的に事業用の入出金が１件でもある銀行明細・クレカ明細は必要と考えれば大丈夫です。

そのうえで、次のルールを覚えておいてください。

つまり、銀行明細･クレカ明細ともに、事業用なら全ての入出金に説明が必要で、プライベート用なら事業に関係のある入出金にだけ説明が必要である、ということになります。

ここで、「事業用」と「プライベート用」の違いは何か疑問に思われるはずです。

まず、法人の場合、法人名義で作成した銀行口座やクレジットカードは全て事業用になります。

法人は事業を行うために存在するので「法人名義＝事業用」なのは分かりやすいと思います。そのため、そもそも法人にはプライベート用の銀行口座・クレカは存在しません。

これに対して、個人事業主の場合、自分で事業用と決めた銀行口座やクレジットカードが事業用になります。

個人名義なので自分で決めるしかないという理屈になります。ただし、名義に屋号（例：APLOS）を付けて発行した銀行口座は、当然に事業用となります。

あまり知られていませんが、個人事業主に限って、事業用の銀行口座を決めない（＝全てプライベート口座を使う）という選択もできます。ただし、次に述べますが税務上は最低１つは事業用口座を決めた方が望ましいです。

それでは、個人事業主の場合、具体的にどの銀行口座･クレカを事業用にすればよいのかご説明します。

【個人事業主】事業用の銀行口座･クレカの決め方

銀行口座

個人事業主が、お持ちの銀行口座のうちどの口座を事業用口座に選ぶかですが、私のおすすめは次の方法です。

最大の理由は、税務調査では売上の漏れを徹底的に調べてきますので、売上が事業用口座のみに入金されていれば疑いの余地がないからです。

プライベート口座に売上が入金されていて、帳簿への記載が漏れていたら、意図的に行ったと疑われ重加算税を課される可能性が高まります。

その他にも、管理がしやすくなる、帳簿が付けやすくなる、といったメリットがあります。

もし事業を開始したばかりの方であれば、新しい銀行口座を作って事業用口座にするのもおすすめです。

真っ白な通帳から開始して事業用の売上を全てその口座に集めれば、あらゆる面から効率的です。

なお、売上だけでなく経費の支払いも事業用口座で行うのが理想ですが、これは税務調査対策ではなく、帳簿が付けやすくなることが主な理由です。

売上と違って、支払いがどの口座で行われていても税務調査で問題となることはまずないです。

クレジットカード

次に個人事業主のクレジットカードですが、銀行口座と同様にどれを事業用にするかは本人が自由に選択できます。

どのクレジットカードを事業用に選ぶかですが、私のおすすめは次の方法です。

理由は、１つの明細に全ての事業用取引が載るため、経費の計上漏れを防止できるからです。

また、記帳も楽になります。

ただ、「この支払いは別のカードの方がポイント還元率が良い」という場合は、プライベート用クレカを使っても問題ありません。

私の場合、事業用の支払いはひとつのクレジットカードに集約していますが、たまにポイント還元率の関係で別のカードを使うこともあります。

なお、事業用クレカでプライベートの支払いをするのは問題ありません。

「事業用の取引がひとつのクレジットカードに集約されていること」が大切ですので、「事業用カードにプライベートの支払いが混ざっていることは重要ではない」と考えればＯＫです。

あくまで個人事業主の場合です。法人クレカは事業のために存在しますので、プライベートの支払いは無いことが前提となります。

記載方法３パターン

ここからは、銀行明細･クレカ明細にどのように説明をするかについて解説します。

方法は３パターンありますので、ご自身に適した方法をご選択ください。

【方法１】明細を印刷して手書きする方法

１つ目の方法は、明細を印刷して手書きで取引内容を記載する方法です。

古くからある方法で、若い方から高齢者まで分かりやすいのがメリットです。

私の母は紙通帳に鉛筆で直接メモ書きしています。。。

手書きで記載する方法のメリット・デメリットをまとめると、次の通りです。

明細を当事務所で会計ソフトに手入力していくため、記帳料は上がってしまいます。

手書きはやはり時間がかかりますので、よほどの理由がなければ避けた方が無難です。

もし手書きする場合は、次のような記号を使って簡略化して記載するのがおすすめです。

記号

記号を併用して明細に手書きした場合の記載例は、以下の通りです。

明細への手書き例

• プライベートの支払は内容を書かなくても大丈夫です。経費に計上しないので税務署も興味をもちません。
• プライベートの入金は内容をしっかり書きます。書かないと税務署は「これは売上じゃないですか？」と疑ってきます。
• 例えばAmazonで年間100件の事業用品を購入した場合、明細には100件全てに「Amazon」とだけ表示されるため、内容を領収書からひとつひとつ調べるのは大変です。
  その場合はAmazon明細を別にご提出いただければAmazon明細から計上しますので、ここでは「Amazon明細参照」と書くだけでOKです。
  なお、Amazonでは取引明細がCSVダウンロードできるので、データでご提出いただくと効率的です。ダウンロード方法は別の記事で解説しております。
• 既に記載した取引と同じ取引が出てきたら、「〃」と書いても大丈夫です。
• 事業用とプライベート用が混在している取引は事業割合を記載します。上の例では4万円の70%が事業用と分かりますので、4万円×70%＝2万8千円が経費となります。
• 事業用かプライベート用か判断がつかない取引は、内容さえ書いていただければ当事務所で判断いたします。

なお、プライベート用の銀行明細･クレカ明細は大半の取引が「✕」になりますので、全て「✕」と書くのが面倒な場合は、事業に関係のある取引だけ「〇」をしても大丈夫です。

これは個人事業主の例ですが、法人の場合はプライベート支払いが発生しないため、もっとシンプルになります。

【方法２】Excelに記載する方法

２つ目の方法は、Web明細をCSV出力してExcelに取引内容を記載する方法です。

Excelに慣れている方におすすめの方法です。

銀行明細･クレカ明細ともに、通常はWeb明細をCSV出力できますので、出力したファイルに取引の説明を記載すればＯＫです。

１ヶ月単位でしか出力できない金融機関も多いので、１２ヶ月分を１ファイルに集約して作業を行うと効率的です。

Excelに記載する方法のメリット・デメリットをまとめると、次のようになります。

注意点として、Excelで記載する場合は説明を簡略化せず、ひとつずつ内容を具体的にご記載ください。

Excelのメリットは入力に時間がかからない点ですので、簡略化する意味がないためです。

【方法３】会計ソフトを使う方法

３つめの方法は、会計ソフトを利用する方法です。

会計ソフトを使えば、金融機関と連携するだけで全ての銀行口座・クレカ取引が１年分まとめて表示され、直接入力することが可能になります。

１度入力した取引が学習されるなど便利な機能も付いています。

どの会計ソフトが良いかですが、弥生・MoneyFowardから選んでおけば、失敗することはないはずです。

唯一のデメリットは、会計ソフト利用料がかかってしまうことです。

この点、弥生は年額プランしかありませんが、MoneyFowardは月額プランがあるため、確定申告前の数ヶ月間だけ月額プランを契約して利用料を最小限に抑える方法もあります。

年額プランでは弥生が１番安いので、焦らず取り組みたい方は弥生をおすすめします。弥生は価格・操作性・サポート全てにおいてバランスがよい会計ソフトです。

どのように使用するかですが、まず金融機関と口座連携を行います。

口座連携すると、登録した銀行口座･クレカデータが１年分表示されます。

このとき、「摘要欄」には連携されたデータがそのまま表示されますので、次のように後ろに取引内容を記載いただければＯＫです。

後ろに記載するのがポイントです。上書きしてしまうと後から分からなくなることがあるので注意しましょう。

当事務所で記帳代行する場合、勘定科目は当事務所で選択しますので、無視して大丈夫です。

銀行明細･クレカ明細の保存義務

最後に、銀行明細･クレカ明細の保存義務について触れておきます。

銀行明細･クレカ明細は、領収書や請求書などと同様に保存する義務があります。

従来までは印刷して保存しておくのが一般的でしたが、2024年1月に電帳法（電子帳簿保存法）が完全義務化されたことで、ダウンロード保存することが強制化されました。

つまり、上記３パターンの記載方法どれを選んだとしても、最終的にはWebからPDFをダウンロードして保存しておかなければなりません。

電帳法の詳細は別の記事でご説明しますので、ひとまず「銀行明細･クレカ明細はPDF保存しなければならない」とだけ覚えておきましょう。

まとめ

今回は、銀行明細・クレカ明細をご提出いただく３つの方法をご紹介いたしました。

次の記事では、紙資料の整理方法についてご紹介します。

武蔵小杉のAPLOS税理士･公認会計士…

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