紙資料の整理方法

2024年8月1日

本記事では、紙資料の効率的な整理方法をご案内します。

紙資料は、綺麗に整理しようとするととても時間がかかります。

当事務所では「シンプルで時間がかからない整理方法」を考案しておりますので、ご説明いたします。

当事務所で記帳代行する場合を前提として解説していますが、それ以外の方も取り入れられる内容ですので、ぜひご覧ください。

全体的な流れ

当事務所より、予めA4サイズのクリアホルダーをお渡しします。

お渡ししたクリアホルダーには「現金払い経費」「クレカ払い経費」など書かれたラベルが貼られています。

これらのクリアホルダーに、次のルールに従って紙資料を放り込んでいくだけでOKです。

提出ルール

事業に関係のある資料だけ入れる
ホチキス留めはしない（クリップ留め可）
順番は気にしない
資料にメモ書きする
重複する資料は除く

それぞれのルールを、具体的にご説明します。

整理ルール

事業に関係のある資料だけ入れる

当然なのですが、売上や経費といった事業に関係のあるものが申告の対象ですので、プライベートの領収書などは除きます。

普段から事業用とプライベート用の支払いは分けて行うようにしましょう！１枚のレシートに両方が混在するのはＮＧです。

ホチキス留めはしない（クリップ留め可）

紙資料の整理を非効率にしている理由のひとつが、ホチキス留めだと思います。

ホチキス留めは「複数の資料を綴じる」だけしかメリットがなく、デメリットは数え切れないほどあります。

最大のデメリットは並べ替えが出来ない点だと思います。

ですので、ホチキス留めはせず、そのまま放り込んで大丈夫です。

もし複数セットの書類で、放り込むとバラバラになってしまう危険性がある資料だけは目印としてクリップ留めをするようにしましょう。

量が多すぎる場合は、初めからクリアホルダーごと分けてしまうのがおすすめです。

順番は気にしない

資料を綺麗に整理しようとすると、どうしても日付順に並べようとしてしまいます。

しかし、特にレシート類は大量にあるうえに日付が書いてある箇所が分かりづらく、とても時間がかかります。

資料を整理するとき１番時間がかかるのが、日付順に揃える作業だと思います。

そこで、順番は気にせず放り込むことで、順番を揃える手間を省いてしまいます。

税務上も資料を日付順に並べて保存する義務はありませんので、ご安心ください。

資料にメモ書きする

領収書や請求書は、第三者が見ると何の取引か分からないのが通常です。

例えばレシートに「ビックカメラ　品代」とだけ書かれていたら、何を買ったのか判別が困難です。

そのため、レシートにはメモ書きするようにしましょう。

「ビックカメラ　品代」の空いたスペースに「インク代」と書いてあれば、誰が見ても消耗品費と分かります。

メモ書きは必ず表面にご記載ください。裏面に記載すると見落としてしまう危険性が高いためです。ただし、スペースがない場合は表面に「ウラ」などとメモ書きしてから、裏面に記載すれば見落としを防げます。

なお、「銀行口座から支払った経費」「クレカで支払った経費」は、銀行データ・クレカデータに直接内容を記載しますので、レシートへのメモ書きは省略しても大丈夫です。

とはいえ、レシートに必ずメモ書きするクセを付けておくと便利です。
日が経つと、レシートを見ても何を買ったかよく分からないことも多いので。。

注意が必要なのは、接待交際費だけは取引先名・参加者を必ず明記しておきましょう。

具体的には、「○○会社・△△部長」のようにレシートに直接メモ書きすればＯＫです。

名前は参加者全員分を記載するのが望ましいですが、多すぎる場合は「△△部長ほか（合計１０名）」のように記載します。
人数を記載するのは、１人あたりの金額を計算できるようにするためです（特に法人の場合ですが、金額によって経理処理が変わります）。

重複する資料は除く

例えばクレジットカードで買い物をすると、レシートとクレカ売上票の２つをもらいます。

このとき、レシートとクレカ売上票の２つともクリアホルダーに入れてしまうと、二重に計上してしまいます。

税務上、必要なのはレシートだけですので、クレカ売上票などの重複する資料は除くようにしましょう。

クレカ売上票はトラブルに備えて保管しておくもので、私はトラブルになったことがないので捨てています。

なお、レシートを紛失してクレカ売上票しかないときは、クレカ売上票を保存しても大丈夫です。

二重計上をしないことが目的ですので、状況にあわせて柔軟にご対応ください。

ラベル

資料を入れるクリアホルダーには、「現金払い経費」「クレカ払い経費」など書かれたラベルが貼られています。

このラベルに従って分類すれば、帳簿はかなり正確に出来上がります。

ラベルは支払方法ごとに分類しています！
帳簿は支払方法ごとに記帳するので、資料も支払方法ごとに分類するのがコツというわけです。

主なラベルの意味を表にしましたので、ご参考ください。

ラベルはお客様ごとに分かりやすく変更しておりますので、実際の表記と少し異なることもあります。

ラベル	内容
収入関係
売上･収入 (○○銀行に入金)	銀行に入金された売上などの収入に関する資料を、銀行別に入れます。 (例) 賃貸収入報告書、クレカ売上報告書など必ず銀行ごとにクリアホルダーを分けます。
支出関係
○○銀行払い経費	銀行振込や口座振替で支払った経費に関する資料を、銀行別に入れます。 (例) 請求書・領収書必ず銀行ごとにクリアホルダーを分けます。
○○ｶｰﾄﾞ払い経費	クレカやデビットカードで支払った経費に関する資料を、カード別に入れます。 (例) 請求書・領収書必ずカードごとにクリアホルダーを分けます。
現金払い電子ﾏﾈｰ払い経費	現金や電子マネーで支払った経費に関する資料を入れます。 (例) 領収書電子マネーは現金扱いなので､経費になるのはチャージ額ではなく実際に使用した額です。
その他
医療費領収書	病院･薬局で支払った医療費の領収書本人分・配偶者分・お子様分それぞれ分けて格納します。一定額を超えると医療費控除ができます。毎年１月に送られてくる医療費通知にも１年分の支払いが載っていますが､信頼性が低いので必ず領収書も保存します。
源泉徴収票控除証明書	源泉徴収票や控除証明書を入れます。 (例) 給与所得の源泉徴収票、生命保険料控除証明書、寄附金受領証明書、など
その他資料	必要か迷った資料を入れます。お金に関係する資料であれば通常は必要となりますので、迷ったら保管するようにします。