紙資料の提出方法

本記事では、紙資料をご提出いただく方法をご案内いたします。

当事務所で記帳を行う場合を前提としておりますが、ご自身で記帳されている方も参考になる内容ですので、ぜひご覧ください。

紙資料は、綺麗に整理して提出しようとするととても時間がかかります。

当事務所では「シンプルで時間がかからない提出方法」を考案しておりますので、ご説明いたします。

全体的な流れ

当事務所より、予めA4サイズのクリアホルダーを10枚ほどお渡しします。

お渡ししたクリアホルダーには「現金払い経費」「クレカ払い経費」といったラベルが貼られています。

これらのクリアホルダーに、次のルールに従って紙資料を放り込んでいくだけでOKです。

それぞれのルールを、具体的にご説明します。

提出ルール

事業に関係のある資料だけ入れる

当然なのですが、売上や経費といった事業に関係のあるものが申告の対象ですので、プライベートの領収書などは除きます。

普段から事業用とプライベート用の支払いは分けて行うようにしましょう！１枚のレシートに両方が混在するのはＮＧです。

ホチキス留めはしない（クリップ留め可）

紙資料の整理を非効率にしている理由のひとつが、ホチキス留めだと思います。

ホチキス留めは「複数の資料を綴じる」しかメリットがなく、デメリットは数え切れないほどあります。

大きさが異なる書類だと綺麗に揃わない、必要な書類が探しづらい、並べ替えられない、などなどデメリットだらけです。

ですので、ホチキス留めはせず、そのまま放り込んでいただいて大丈夫です。

ただし、複数セットの書類で、放り込むとバラバラになってしまう危険性がある資料だけは目印としてクリップ留めをお願いします。

順番は気にしない

資料を綺麗に整理しようとすると、どうしても取引先順や日付順に並べようとしてしまいます。

しかし、特にレシート類は大量にあるうえに日付が書いてある箇所が分かりづらく、とても時間がかかります。

資料を整理するとき１番時間がかかるのが、日付順に揃える作業だと思います。

そこで、順番は気にせず放り込むことで、順番を揃える手間を省いてしまいます。

税務上も資料を取引先順や日付順に並べて保存する義務はありませんので、ご安心ください。

資料にメモ書きする

領収書や請求書は、第三者が見ると何の取引か分からないのが通常です。

例えばレシートに「ビックカメラ　品代」とだけ書かれていたら、どの費用で計上するか判別が困難です。

そのため、レシートにはメモ書きするようにしましょう。

「ビックカメラ　品代」の空いたスペースに「インク代」と書いてあれば、消耗品費で計上します。

メモ書きは必ず表面にご記載ください。裏面に記載すると見逃してしまう危険性が高いです。。。

ちなみに、既に銀行明細・クレカ明細に内容を記載した取引は、メモ書きしなくても大丈夫です。

とはいえ、レシートに必ずメモ書きするクセを付けておくと便利です。
購入から日が経つと、何を買ったのかよく分からなくなることも多いので。。

注意が必要なのは、接待交際費だけは取引先名・参加者を明記しておく義務があります。

具体的には、「○○会社・△△部長」のようにレシートに直接メモ書きすればＯＫです。

重複する資料は除く

例えばクレジットカードで買い物をすると、レシートとクレカ売上票の２つをもらうことが多いです。

このとき、レシートとクレカ売上票の２つともクリアホルダーに入れてしまうと、二重に計上してしまいます。

税務上、必要なのはレシートだけですので、クレカ売上票などの重複する資料は除くようにしましょう。

クレカ売上票はトラブルに備えて保管しておくもので、私はトラブルになったことがないので捨ててしまうのですが、捨てるのが不安な場合は「保管用」と書いた封筒などに放り込んでおくのもおすすめです。

なお、レシートを紛失してクレカ売上票しかないときは、クレカ売上票をご提出いただければ大丈夫です。

二重計上をしないことが目的ですので、状況にあわせて柔軟にご対応ください。

ラベル

資料を入れるクリアホルダーには、それぞれ「現金払い経費」「クレカ払い経費」といったラベルが貼られています。

このラベルに従って分類すれば、帳簿はかなり正確に出来上がります。

ラベルは、受取方法と支払方法をもとに分類しています！
帳簿は「何で受け取ったか、何で支払ったか」をもとに記帳するので、この分類が正確だと帳簿も正確になります。

主なラベルの意味を表にしましたので、ご参考ください。

ラベルの貼っていないクリアホルダーもお渡しいたしますので､区分したい資料があれば適宜ご使用ください。

紙資料の整理手順

これまでご説明した内容を踏まえて、紙資料の整理手順をまとめます。

STEP

紙資料をとりあえず貯める

紙資料の整理は毎日行うと時間を取られますので、普段は決めた場所に貯めておくと良いです。私の場合、以下のようにラベルのないクリアホルダーに放り込んでいます。

メモ書きしてから放り込むのがおすすめです。確定申告の時期に整理すると内容が思い出せないので。。

STEP

クリアホルダーのラベルに沿って区分けする

紙資料が少なければ１年分貯めてから区分けしても大丈夫です。
私の場合、以下のようにクリアホルダーに載せながら区分けしていきます。

慣れてくるとほとんど時間を取られません！

STEP

資料にメモ書きをする。

資料の表面（余白）にメモ書きを行います。

STEP1の時点で全ての領収書･請求書にメモ書きしておくのがおすすめです。後から見たとき思い出しやすく、管理しやすいです。

銀行明細･クレカ明細で説明書きしたものはレシートにメモ書きしなくても大丈夫ですが、可能ならメモ書きしておくと思いだしやすいです。

STEP

当事務所に提出する。

レターパックで当事務所にご郵送ください。
資料をもとに帳簿を作成いたします。

あると便利な道具

書類箱

クリアホルダーは好きな場所に保管しておけばよいのですが、書類箱に格納しておくと便利です。

どのような書類箱が良いかですが、私は次の２点を重視しています。

この条件に合う書類箱を色々と探したのですが、最終的にはDAISOで売られている以下のダストボックスが最も使いやすかったため、今でも定期的に購入しています。

私がこの商品を気に入ってる理由は、サイズがぴったりということもありますが、使わないときに以下のように重ねて置くことができるためです。

確定申告シーズンは事務所に箱を広げていますが、申告が終わって資料を返却したら元通り重ねています。

クリアホルダー

クリアホルダーは、レシート類など大きさの異なる書類でも同じ大きさで管理できるのが大きなメリットです。

多めに購入しておくと色んな区分で整理できるのでとても便利です。

クリアホルダーはA４サイズで中身が見える透明タイプを選びましょう。中の資料が見えることが大事なので、絵柄の付いたクリアホルダーは避けましょう。。

私は、書類箱と組み合わせて以下のように保管しています。

まとめ

今回は、紙資料の提出方法を具体的にご紹介いたしました。

次の記事では、電子取引の保存義務･提出方法についてご紹介します。

武蔵小杉のAPLOS税理士･公認会計士…

会員向けコラム一覧 – 武蔵小杉のAPLOS税理士･公認会計士事務所